申請における注意点／Points to note when applying

（１）必要書類の提出

- 入学料免除（徴収猶予）と授業料免除の両方に申請する場合でも書類は１セット提出で差し支えありません。
- 各書類はA4サイズで提出してください。Ａ4サイズより小さい書類は，Ａ4サイズの用紙に貼り付けて提出してください。

(1)-1. 経済的理由（2026年4月新入学者／在籍者）の入学料（徴収猶予）・授業料免除申請書類

本人調書の添付書類として、本人及び家族（独立生計者は本人及び配偶者）の収入状況及び特別控除等が確認できる書類の提出が必要です。
詳細は本要項「授業料免除必要書類一覧（申請区分：一般／独立生計者／私費外国人留学生）」を参照してください。

(1)-2. 大規模災害による家計急変・コロナウイルスによる家計急変の入学料（徴収猶予）・授業料免除申請書類

対象者等により申請方法が異なるので注意してください。申請要項をよく確認し，提出してください。

（２）各種様式

本学様式は，各申請要項のリンク先，または『免除申請に関する各種様式一覧』を確認してください。

- 紙媒体の配付はしませんので，各自ダウンロード・印刷し，記入の上，提出してください。
- 各書類はA4サイズで片面印刷してください。

（３）自己都合に因らず用意できない書類の提出

添付書類のうち、申請期間内に自己都合に因らず用意できないもの（在学証明書、給与支給見込証明書等以下の例を確認すること。）は、後日の追加提出を認めます。
その際、提出できない書類がある旨をメモ等に記入し、提出してください。
後日追加提出する書類の提出期限は、４月末とします。自己都合に因らず用意できない書類以外の書類は、必ず申請期間内に提出を完了してください。

＜４月から就学する兄弟等の在学に関する書類＞

例1：兄弟等が4月1日から進学（大学→大学院等）の場合は、4月末までに進学後の学校の在学証明書を提出。進学前の学校の証明書は不要。
例2：兄弟等が4月1日から浪人生（高校→予備校生等）の場合は、4月中に学生支援係へその旨連絡してください。予備校等の在学証明書及び進学前の学校の証明書は不要。
例3：就学者の兄弟等が休学予定の場合は、学生支援係に連絡してください。

＜４月から就職する兄弟等の扶養に関する書類＞

例4：就学者の兄弟等が３月で卒業・修了し、4月1日から就職するため生計維持者の扶養から外れる場合（同居・別居は問いません）は、4月末までに様式9「兄弟等の別生計に関する申立書」を提出。
ただし、就職した場合でも生計維持者の扶養から外れない場合は、その旨学生支援係に連絡してください（申請期間に判明している場合は申請書にその旨メモすることでも可）。

＜私費外国人留学生のアルバイトに関する書類＞

例5：令和7年1月2日以降に渡日した私費外国人留学生で、令和8年4月1日以降にアルバイト（TA、RA含む）をする予定がある場合は、4月末までにアルバイト先に様式3「給与支給（見込）証明書」の記入を依頼し、学生支援係へ提出。

（４）書類不備の連絡

申請書類に不備等がある場合、学生支援係からメール、アカンサスポータルのメッセージ又は電話で連絡します。申請書類の不備等が指定した期日までに改善されない場合は申請を無効とすることがあります。

（５）書類の返却

提出された書類の返却・貸出・複製等は一切いたしません。コピー可とあるものは必ずコピーを提出し、原本を提出する場合は必ず提出前に各自コピーをとっておいてください。

（６）虚偽の申告

申請内容に虚偽があった場合、授業料免除許可後であっても許可を取り消し（正規の納付額を追納）、以降の授業料免除申請は行えません。前後期一括申請者の申告内容も同様です。

（７）振替口座登録

本学では、授業料を預金口座から自動的に口座振替するため、授業料免除を申請する場合でも、口座振替の手続きをすることが必要です。

授業料免除審査時に口座振替手続きが完了していることを確認しますので、手続未完了者は所属部局の学務係で手続書類を入手し、申請書類提出までに必ず口座振替の手続きを行ってください。

未渡⽇の私費外国⼈留学⽣は、渡⽇後に⼝座振替の⼿続きをしてください。事情があり⼝座振替ができない場合は、学⽣⽀援係まで申し出てください。

English ver.

[Japanese version here]

（１）Submission of Required Documents

- Only one set of forms is required, even when applying for an admission fee waiver and a tuition fee waiver at the same time.
- Please submit all documents in A4 size. Documents smaller than A4 size should be submitted pasted onto A4 paper.

(1)-1. (for new students / current students) Application Documents for Admission Fee Deferment and Tuition Fee Exemption

Documents confirming the income and special deductions of the applicant and his/her family (the applicant and his/her spouse in the case of self-supported individual) must be submitted together with the Applicant Forms For details, please refer to “List of required documents for tuition fee waivers（Application Category：General students／Self-supported individual／International students）.” in these guidelines.

(1)-2. （for Disaster／COVID-19）Application Documents for Admission Fee Deferment and Tuition Fee Exemption

Application procedures vary by applicant. Please check the guidelines carefully before submitting.

（２）Forms

Please refer to the links in each application guideline or the “List of Forms for Exemption Applications” for our university’s forms.

- All documents should be printed out A4 sized and single-sided copy.
- No paper copies will be distributed. Please download and print the form, fill it out, and submit it.

（３）Documents that cannot be prepared for reasons beyond one’s control

If you are unable to provide any of the attached documents (Check the following examples: certificate of admission, certificate of expected salary payment, etc.) during the application period due to reasons other than your own reasons, you may submit additional documents later. In this case, please write a memo that there are documents that cannot be submitted and submit it with the application. The deadline for documents to be submitted later is the end of April. Documents other than those that cannot be provided due to reasons other than your own reasons must be submitted within the application period.

＜Documents relating to the enrolment of siblings etc. who will enrol in school from April＞

Example 1: If a sibling enters a higher education from April 1 (undergraduate school to graduate school etc.), submit a certificate of enrolment in higher education by the end of April. The certificate of the school before entering higher education is not required.
Example 2: If a sibling etc. is a prep school student (high school to preparatory school student) from April 1, please inform the Student Support Section by the end of April. Certificates of enrolment from preparatory schools, etc. and certificates from schools before entering higher education are not required.
Example 3: If a sibling of a student is planning to take a leave of absence, please inform the Student Support Section.

＜Documents relating to the support of siblings etc. who start work in April＞

Example 4: If a sibling of a student is graduating in March and will be employed on April 1 and will no longer be supported by a livelihood support person (regardless of whether they live together or separately), submit Form 9 “Application for Separate Livelihood of Sibling, etc.” by the end of April. However, if he/she will not be removed from the support of the main income earner even if he/she finds a job, please inform the Student Support Section of this (If known in the application period, this can be noted on the application form).

＜Documents relating to part-time work for privately- financed international students＞

Example 5: For privately- financed international students who came to Japan on or after January 2, 2025 and plan to work part-time (including TA and RA) on or after April 1, 2026, request the part-time job provider to fill out Form 3 “Certificate of (Estimated) Salary Payment” and submit it to the Student Support Section by the end of April.

（４）Notice of Incomplete Documents

The Student Support Section will contact applicants by E-mail, message on the Acanthus Portal or phone in the event of an incomplete application. Applications may be invalidated if incomplete application documents are not corrected by the specified date.

（５）Return of Documents

Submitted documents will not be returned, lent, or reproduced in any form. Please submit photocopies of all documents that are acceptable in photocopies; when submitting originals, please be sure to make a photocopy for your own records before submission.

（６）Consequences of False Information in Applications

Where an application is found to contain false information, any admission fee or tuition fee waiver already granted shall be revoked (the regular tuition fees must be paid in addition) and no further tuition fee waiver application will be accepted.

（７）Registration of Transfer Account

Since we automatically transfer tuition fees from your bank account, you need to go through the account transfer procedure even if you apply for tuition fee waiver. We confirm that you have completed the account transfer procedure for tuition fees when examining your application for tuition fee waiver. Those who have not completed this procedure must obtain the procedure documents from the student affairs office of your department and complete it by the time you submit the application documents. Privately financed students who have not yet arrived in Japan should complete the account transfer procedure after arriving in Japan. If you cannot make an account transfer due to some circumstances, please inform to Student Support Section.

KU-NOTICES