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金沢大学

【マニュアル】年次更新

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年次更新とは

  • 教務システム内の「年度」を更新する作業で、3月末に実施します
  • 内部で以下のことを行います
    • システム内年度を「＋１」
    • 離籍者データを、離籍者用データベースへ移行
      • 年度内の離籍者は離籍フラグがつくだけですが、年度が替わると、別のデータベースに格納されます
    • 学類移行や転学類の新たな所属の学籍を新規作成
      • 履修・成績・異動等のデータを新学籍に移します
      • 旧学籍は、離籍者用データベースに移行します
    • 進級・留年を処理

★年次更新前までのタスク（全員に異動情報または出学情報を入力する）

作業名 各学務係の作業 本部の作業

No.01
転学域（研究科）／転学類（専攻）／転コース
  1. 本部からの依頼に従って、異動者情報を教育推進係に回答
  1. システムへ異動情報登録
  2. 新規学籍番号の発行
  3. 学生証の発注

No.02
学類移行
  1. 総合教育部
    1. システムへ異動情報登録
    2. 異動情報登録後に退学予定であることが発覚した者がいた場合は、教務情報係に相談
  2. 理工学域
    1. 名簿を教務情報係に提出
    2. 名簿提出後に退学予定であることが発覚した者がいた場合は、教務情報係に相談
  1. システムへ異動情報登録
  2. 新規学籍番号の発行
  3. 学生証の発注
  4. 異動情報登録後に退学予定であることが発覚した者がいた場合は、年次更新後に個別処理

No.03
（正規生）進級・留年・原級留置
  1. 原級留置のある所属（医学類・薬学類・医薬科学類・法務専攻）
    1. 「学年を上げない者」に対して「留年」の内定区分を入力
  1. 原級留置のある所属の「学年を上げない者」に対して「留年」の内定区分が入力されていることを確認
  2. 残りの全在学者（正規生）に対して適切な内定区分を入力　

No.04
（非正規生）延長・満了
  1. 延長
    1. 本部からの依頼に従って、「証拠書類」を共有フォルダ（M:\合格・入学者名簿\作業用）に保存
    2. 教務情報係へ連絡
  2. 満了
    1. 作業なし
  1. 延長
    1. システムへ異動情報登録
    2. 学生証の発注
  2. 満了
    1. 出学区分を「満了」で登録

No.05
退学・転学
  1. 本部からの依頼に従って、「退学届の写し」を教育推進係・学生支援係・中央図書館係に提出
  2. 退学予定者に「保留」「未入力」の成績がないか確認
  1. システムへ異動情報登録

No.06
在学年限の確認
  1. 在学年限切れにより、4月以降在学できない者がいないか確認
ー

 

★年次更新タスク（すべて本部の作業）

作業名 本部の作業
No.07
学類移行者の処理
  1. No.02の情報を「学類移行異動データ登録照会」に登録し終えたことを確認
  2. 「学類移行異動データ確定処理」を実行
    1. 異動区分「学類移行（理工一括）」「学類移行（総合教育部）」が異動データに追加される
No.08
4月入学者更新処理
  1. No.03の作業を終えたことを確認
  2. 「4月入学者更新処理」を実行
    1. システム内年度が「＋１」される（ので一度しかできない）
    2. No.03の情報をもとに学年・在学歴等が更新される
No.09
転学域（研究科）／転学類（専攻）／転コースの処理
  1. No.01・No.07により異動データが作成されていることを確認
  2. 「転学部等確定処理」を実行
    1. 対象者の学籍データが以下2つに分裂する
      1. 旧所属の学籍データ（あとで離籍者領域に移す）
      2. 新所属の新学籍データ
No.10
離籍者データ異動
  1. No.09までの作業を終えたことを確認
  2. 「離籍者データ異動」を実行
    1. 卒業・修了・退学・除籍・満了・転学等の旧所属学籍データが「離籍者領域」へ移る
    2. この作業をもって、離籍者は学務情報サービスへのアクセス権を失う
    3. この作業をもって、離籍者の生計維持者は成績開示システムへのアクセス権を失う
No.11
入学者データ確定
  1. No.08の後でないとできない
  2. 「入学者確定処理」を実行
    1. 「入学者領域」のデータが「在学者領域」へ移る
No.12
イレギュラー手動補正
  1. 10月入学者・総合教育部の留年者・法務専攻短縮コース進級者
    1. 学年を＋１
    2. 卒業予定日を＋１年
    3. 在学歴更新

 

★年次更新後のタスク

作業名 各学務係の作業 本部の作業

No.13
データチェック
  1. No.01～05の処理結果が正しいか確認
  2. 間違いがあれば教務情報係に連絡
  1. No.01～12の処理結果が正しいか確認
  2. 連絡があれば修正

No.14
入学者に対する処理

※入学手続システムから取り込まれないデータの補正
  1. 名列番号付番（大学院）
  2. コース設定（入試⇔コースが1対1ではない場合）
  3. 教育課程表設定
    • 所属を見て、システムが自動的に教育課程表をセットする場合がありますが、正しいものがセットされているか確認してください
    • [PDF] マニュアル
  4. 留学生区分設定
  5. 社会人区分設定
  6. パスポート・在留カード登録
  1. 名列番号付番（学士課程・別科）
    1. 追加合格があれば振り直し
  2. 博士後期課程の入学区分「進学」登録
  3. 進学前学籍番号入力
No.15
新2年生以上に対する処理
  1. 名列番号付番（留年・コース配属等により名列番号が変わる場合）
  2. コース設定（コース配属がある場合）
  3. 教育課程表設定（コース配属がある場合）
  1. 転学類・転専攻・学類移行者の新学籍データ
    1. 学生証発行回数・発行日・有効期限更新
    2. room処理
No.16
その他作業
  1. 入学辞退者を教務情報係に報告
  2. 年次更新後決まった「退学」「除籍」を教育推進係・学生支援係・中央図書館係に報告
    1. 上申書の提出
    2. 総合教育部・理工学域の移行者のうち、年次更新後（新所属の学籍データができた後）に退学が決まった者がいる場合は、教務情報係に相談
  3. 卒業見込みフラグ設定
  4. 免許等取得見込みフラグ設定
  5. アドバイス教員設定
  1. 入学辞退者の学籍データ削除
  2. 追加合格者の学籍データ作成
    1. 金沢大学ID発行
    2. 学生証発注
  3. 追加出学処理
    1. 総合教育部・理工学域の移行者のうち、年次更新後（新所属の学籍データができた後）に退学が決まった者がいる場合は、個別処理
  4. 証明書自動発行機設定
    1. 成績証明書更新日
    2. 各種見込み証明書停止期間
  5. 卒業日マスター設定
  6. 転学類・転専攻の成績「保留」を成績転送できるように処理

 

2022年12月27日更新
Ver.2021年4月13日
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